Ministry of Children, Community and Social Services
Ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires
Division des opérations relatives à l’aide sociale
Direction de la performance et de la responsabilisation en matière d’aide sociale
Bureau du directeur
2, rue Bloor Ouest, 25e étage
Toronto (Ontario) M7A 1E9
Tél (416) 212-1246
13 mai 2020
NOTE DE SERVICE À : Administrateurs du programme Ontario au travail - Gestionnaires des services municipaux regroupés (GSMR) et Conseils d’administration de district des services sociaux (CADSS)
DE : Patti Redmond, Directrice, Direction de la prestation des services d’aide sociale
Jeff Bowen, Directeur, Direction de la performance et de la responsabilisation en matière d’aide sociale
OBJET : Mesures d’assouplissement financier dans le cadre du programme Ontario au travail
En plus des mesures financières communiquées le 26 mars 2020, le Ministère fournit par la présente des précisions supplémentaires, en ce qui concerne le financement et l’aide financière pour la prestation du programme Ontario au travail, afin de s’assurer que les efforts de travail sont axés sur la prestation de services tout en réduisant le risque d’exposition du personnel à la COVID-19 pendant l’état d’urgence provincial qui a été décrété le 17 mars 2020.
L’état d’urgence a entraîné la fermeture de toutes les entreprises non essentielles en Ontario, ce qui a entraîné une forte augmentation du soutien aux chômeurs. Parallèlement aux efforts déployés pour contenir la propagation de la COVID-19 en éloignant physiquement le personnel, en plus de la demande accrue d’administration quotidienne liée à l’aide sociale, des considérations particulières ont été présentées concernant les approches de gestion des performances et de la surveillance financière.
À cette fin, le Ministère conseille les mesures suivantes :
Nous comprenons qu’il pourrait être difficile de maintenir les partenaires de prestation de services à leur niveau de financement de 2018 pendant l’épidémie de COVID-19. C’est pourquoi le Ministère autorisera des augmentations de financement pendant la période contractuelle de 2020, afin de soutenir les dépenses supplémentaires liées à la COVID-19. Afin de garantir une utilisation appropriée des fonds, les partenaires de prestation de services doivent faire le suivi distinct des dépenses liées à la COVID-19, pour en rendre compte au Ministère d’ici l’automne 2020.
Le Ministère est en train de définir les dépenses supplémentaires liées à la COVID-19, en relation avec la prestation de services du programme Ontario au travail et les récents changements stratégiques pour inclure les dépenses liées à :
De plus amples renseignements seront disponibles sur l’allégement administratif, compte tenu de l’impact de l’épidémie de COVID-19 sur la prestation de services d’aide sociale. Dans l’intervalle, les partenaires de prestation de services doivent communiquer avec leurs superviseurs de programme pour le redressement de leur flux PDF mensuel, s’ils subissent des pressions dues à la COVID-19.
En reconnaissance des impacts actuels de la charge de travail sur le personnel, le Ministère a déjà annoncé une prolongation pour la soumission des rapports de fin d’année 2019. Étant donné que le Ministère passe à un processus de rapport semestriel, à partir de 2020, les chiffres réels cumulés seront dus à l’automne 2020. Le calendrier exact des rapports de fin d’année pour les chiffres réels de 2019 et de 2020 sera communiqué lorsque les activités normales reprendront.
Reconnaissant l’évolution actuelle des priorités en matière de rendement, le Ministère fera preuve de souplesse lors de l’évaluation de la sous-performance des résultats pour le cycle d’activité actuel de deux ans (période de contrat 2019 et 2020). Cela permettra aux
partenaires de prestation de services de se concentrer sur les priorités de prestation de services et sur l’augmentation potentielle de la demande de services.
À la suite de la communication de la TSE, datée du 30 mars 2020, concernant la prolongation de la période de transition (du 1er avril au 31 décembre 2020), les neuf (9) partenaires municipaux de prestation de services relevant de la TSE du programme Ontario au travail conserveront la responsabilité et le financement de la prestation de services. Comme pour les partenaires municipaux de prestation de services ne relevant pas de la TSE, le financement des sites relevant de la TSE sera maintenu jusqu’en 2018 pour la période contractuelle de 2020, avec la possibilité de dépenser plus que ce montant pour répondre à toute pression liée à la COVID-19. À compter du 1er janvier 2021, un transfert de financement de 22 % sera appliqué au financement de base de 2021 pour soutenir l’intégration des services d’emploi et le transfert de fonds engagés au ministère du Travail, de la Formation et du Développement des compétences. Le montant exact du transfert de fonds a été communiqué précédemment aux neuf municipalités concernées, et reste inchangé pour la période contractuelle 2021.
Comme vous le savez, le Ministère se préparait à adopter la plateforme Paiements de transfert Ontario (PTO) à l’échelle du gouvernement pour soutenir le processus de passation de marchés de services du programme Ontario au travail à partir de 2020. Toutefois, ces travaux sont actuellement en pause, ce qui retardera encore la finalisation des contrats pour 2020. Le Ministère avait précédemment annoncé que le lancement de PTO se ferait en juin pour les municipalités. Cependant en reconnaissance des impacts actuels de la charge de travail sur le personnel et de la durée inconnue de l’état d’urgence, les propositions budgétaires ne seront pas requises pour 2020. Le ministère communiquera dans les semaines à venir les détails de la passation des marchés et de la mise en œuvre de PTO.
On encourage les partenaires de prestation de services qui éprouvent des difficultés de trésorerie en raison de l’augmentation des dépenses d’aide financière découlant de la COVID-19 à communiquer avec leur superviseur de programme pour lui demander d’ajuster leur avance du SAGAS.
Le Ministère reconnaît que la capacité des partenaires de prestation de services à respecter les délais préétablis de présentation des demandes de subvention peut être affectée par la diminution de la capacité de travail et (ou) l’augmentation de la charge de travail due à la COVID-19.
Le Ministère recommande donc aux partenaires de prestation de services qui éprouvent des difficultés ayant une incidence sur leur capacité à respecter les dates limites de demande de subvention établies de communiquer avec leur superviseur de programme respectif. Sur la base d’une évaluation, le personnel du Ministère peut apporter son soutien en déterminant des calendriers de rechange; des délais flexibles peuvent être recommandés tout en respectant les jalons non négociables (par exemple, le calendrier de soumission du Système intégré de gestion de l’information financière [SIGIF]).
Les partenaires de prestation de services doivent faire le suivi de toutes les dépenses non gérées par le SAGAS et fournir les pièces justificatives appropriées. Le rapprochement des dépenses non gérées par le SAGAS demande plus de temps. Ces redressements doivent désigner ce qui suit : (1) le montant; (2) la prestation/le recouvrement lié au redressement; et (3) les clients servis.
Dans la mesure du possible, les dépenses doivent être inscrites dans le SAGAS. Cette méthode est la plus efficace, car elle ne nécessite pas de pièces justificatives et elle réduit les exigences de rapprochement administratif.
Pour les municipalités qui ne sont toujours pas en mesure de respecter les délais de demande de subvention même après avoir travaillé avec le personnel financier du Ministère pour tenter de fixer d’autres délais de soumission, le Ministère propose un report temporaire des pièces justificatives des demandes de subvention.
Dans le cadre de ce processus provisoire, tous les redressements des partenaires de prestation de services seront acceptés. Les partenaires de prestation de services seraient toujours tenus de faire preuve de diligence dans l’application des dépenses non gérées par le SAGAS; les pièces justificatives soutenant les dépenses doivent toujours être recueillies. Ces documents doivent être soumis au Ministère à un moment ultérieur pour un rapprochement COMPLET.
Cette note de service est accompagnée d’un document détaillé de questions-réponses pour orienter les stratégies provisoires de financement de la prestation de programmes et de demandes de subventions.
Je vous remercie,
Patti Redmond, Jeff Bowen
Pièce jointe incluse
