À UTILISER AVEC LES FOURNISSEURS DE SERVICES
Les municipalités peuvent-elles utiliser leurs fonds non dépensés pour la prestation du programme de 2019 pour couvrir les dépenses liées à la COVID-19?
Non, les contrats de service du programme Ontario au travail sont basés sur l’année civile municipale. Les contrats de 2019 ont pris fin le 31 décembre 2019 et ne font donc pas partie de la période de la COVID-19, qui a été décrété le 17 mars 2020.
Le Ministère reconnaît que les contrats de service du programme Ontario au travail pour l’année 2019 sont toujours en attente de rapprochement et qu’un recouvrement provincial potentiel pourrait être identifié. Pour l’instant, on ne s’attend pas à ce qu’on doive restituer les fonds non dépensés au Ministère, étant donné la communication générale fournie à tous les organismes de paiement de transfert selon laquelle toutes les activités de rapprochement de fin d’année sont reportées jusqu’à nouvel ordre par le MSESC.
Les partenaires de prestation de services municipaux doivent-ils faire le suivi de leurs dépenses liées à la COVID-19 pour 2020?
Oui, les partenaires municipaux de prestation de services doivent faire le suivi de toutes les dépenses liées à la COVID-19 à partir du 17 mars 2020 (date à laquelle le gouvernement de l’Ontario a déclaré l’état d’urgence) et conserver séparément les documents appropriés liés à la COVID-19.
Afin de minimiser le fardeau administratif financier municipal et de maintenir les ressources concentrées sur les services et les besoins essentiels, les municipalités ne sont pas tenues de déclarer les dépenses liées à la COVID-19 jusqu’à l’exercice 2019-2020 du Ministère, qui a pris fin le 31 mars 2020.
Étant donné que le Ministère s’oriente vers un processus de rapport semestriel, les chiffres réels provisoires de 2020, y compris les rapports sur les dépenses liées à la COVID-19 remontant au 17 mars 2020, devront être présentés à l’automne 2020. Le calendrier exact de présentation des chiffres réels de 2020 et des rapports de fin d’année pour 2019 sera communiqué une fois que les activités normales auront repris.
Les partenaires de prestation de services des Premières Nations devraient-ils utiliser leurs fonds non dépensés pour la prestation du programme de 2019-2020 pour les dépenses liées à la COVID-19?
Oui, comme cela a été communiqué à tous les organismes de paiement de transfert le 26 mars 2020, les partenaires de prestation de services des Premières Nations peuvent rediriger leurs fonds non dépensés pour la prestation du programme vers les frais d’administration essentiels liés à la réponse à la COVID-19.
Pendant cette période, le Ministère ne maintiendra pas les partenaires de prestation de services des Premières Nations à leur niveau de 2018 pour 2019-2020, qui a pris fin le 31 mars 2020, et 2020-2021, qui prendra fin le 31 mars 2021.
En outre, pour réduire au minimum le fardeau administratif financier pendant cette période, toutes les activités de rapprochement de fin d’année sont reportées jusqu’à nouvel ordre par le MSESC.
Quels sont les frais administratifs supplémentaires liés à la COVID-19?
Le 17 mars 2020, le gouvernement de l’Ontario a déclaré l’état d’urgence pour réduire la propagation de la COVID-19. Cette mesure a été suivie par la fermeture de toutes les entreprises non essentielles en Ontario qui pourrait provoquer une augmentation potentielle de la demande de services du programme Ontario au travail.
Le Ministère comprend que les bureaux du programme Ontario au travail pourraient avoir de la difficulté à répondre à l’augmentation importante de la demande de services tout en maintenant les efforts au niveau des bureaux locaux pour contenir la propagation de la COVID-19. Pour soutenir le bureau local, le Ministère étend l’utilisation des catégories de programmes admissibles afin d’inclure les frais administratifs supplémentaires liés à la réponse à la COVID-19 :
Les partenaires de prestation de services peuvent-ils également demander une aide financière au gouvernement fédéral dans le cadre du plan de relance?
Oui, mais il ne devrait pas y avoir de dédoublement des aides financières supplémentaires. Le Ministère peut demander le recouvrement des fonds provinciaux fournis, dans les cas où des fonds fédéraux ont été utilisés pour s’assurer qu’il n’y a pas de double emploi.
Après le retour à la normale, le Ministère demandera des états financiers vérifiés pour étayer les réclamations, y compris les déclarations relatives aux fonds fédéraux reçus pour atténuer les effets de la COVID-19.
Comment le ministère déterminera-t-il les recouvrements provinciaux potentiels résultant de la sous-performance des résultats du programme Ontario au travail, compte tenu de l’impact de la COVID-19 sur les résultats obtenus par rapport aux objectifs prévus au contrat?
Compte tenu de la nécessité actuelle pour les secteurs de programme de se concentrer sur les services essentiels, le Ministère renoncera à tout recouvrement provincial potentiel lors de l’évaluation de la sous-réalisation des résultats pour le cycle économique actuel de deux ans (2019 et 2020 pour les municipalités) et (2019-2020 et 2020-2021 pour les Premières Nations). Cela permettra aux partenaires de prestation de services de se concentrer sur les priorités de la prestation de services et sur l’augmentation potentielle de la demande de services.
Les neuf (9) sites municipaux prototypes continueront-ils à recevoir leur financement complet pour la prestation du programme pendant la période de transition prolongée du 1er octobre au 31 décembre 2020?
Oui, dans le cadre du transfert de responsabilité de la prestation de l’aide à l’emploi du MSESC au ministère du Travail, de la Formation et du Développement des compétences, la période de transition initiale de six (6) mois (d’avril à septembre 2020) a été prolongée jusqu’au 31 décembre 2020, et la responsabilité de la prestation et le financement seront conservés par les neuf (9) municipalités prototypes au sein du programme Ontario au travail.
Lorsque cela sera possible, le Ministère reprendra les discussions concernant les éléments clés de la planification (planification des services, résultats, contrats, etc.) afin de clarifier les attentes durant la phase de prototype.
Pour la période contractuelle 2021, le montant du transfert de financement de 22 % sera-t-il appliqué à chaque allocation aux sites prototypes de la TSE pour 2021?
Oui, le financement de base de la prestation du programme pour 2021 sera ajusté en conséquence, pour inclure un transfert de financement de 22 %. De plus amples détails à ce sujet seront communiqués ultérieurement.
Le Ministère va-t-il ajuster les avances pour les partenaires de prestation de services du programme Ontario au travail pendant la crise de la COVID 19?
Si un partenaire de prestation de services, qu’il s’agisse d’une municipalité ou d’une Première Nation, a des difficultés de trésorerie en raison de l’augmentation des dépenses d’aide financière résultant de la COVID-19, il peut demander à son superviseur de programme d’ajuster son avance du Système automatisé de gestion de l’aide sociale (SAGAS).
Les fournisseurs de services du programme Ontario au travail se verront-ils accorder un délai supplémentaire pour présenter des demandes de subvention pendant l’épidémie de COVID 19?
Le Ministère reconnaît que la capacité des partenaires de prestation de services à respecter les délais préétablis de présentation des demandes de subvention peut être affectée par la diminution de la capacité de travail et (ou) l’augmentation de la charge de travail due à la COVID-19.
Le Ministère recommande donc aux partenaires de prestation de services, qu’il s’agisse de municipalités ou de Premières Nations, qui ne respectent pas les délais de demande de subvention établis de communiquer avec leur superviseur de programme attitré au Ministère. Sur la base d’une évaluation, le personnel du Ministère apportera son soutien en déterminant des calendriers de rechange; des délais flexibles qui respecteront les jalons non négociables (par exemple, le calendrier de soumission du Système intégré de gestion de l’information financière [SIGIF]) peuvent être recommandés.
Les partenaires municipaux de prestation de services du programme Ontario au travail devraient-ils continuer à recueillir des pièces justificatives pour étayer les exigences de rapprochement?
Oui, les partenaires municipaux de prestation de services du programme Ontario au travail doivent faire le suivi de toutes les dépenses non gérées par le SAGAS et fournir les pièces justificatives adéquates.
Le rapprochement des dépenses non gérées par le SAGAS demande plus de temps. Ces redressements doivent désigner :
Dans la mesure du possible, les dépenses doivent être saisies dans le SAGAS; cette méthode est la plus efficace, car elle ne nécessite pas de pièces justificatives et elle réduit les exigences de rapprochement administratif.
Le Ministère propose un report temporaire des pièces justificatives des demandes de subvention pour les municipalités qui ne peuvent pas respecter les délais de demande de subvention, même après avoir travaillé avec leur superviseur de programme pour déterminer des délais de soumission de rechange.
Dans le cadre de ce processus provisoire, tous les redressements des partenaires de prestation de services seront acceptés.
Dans le cadre du processus provisoire, les partenaires municipaux de prestation de services du programme Ontario au travail continuent-ils à recueillir des pièces justificatives pour les dépenses non gérées par le SAGAS?
Oui, les partenaires de prestation de services doivent toujours faire preuve de diligence dans l’application des dépenses non gérées par le SAGAS; les pièces justificatives soutenant les dépenses doivent toujours être recueillies. Ces documents doivent être soumis au Ministère à un moment ultérieur pour un rapprochement COMPLET.
Quand le rapprochement aura-t-il lieu?
Le Ministère consultera les partenaires de prestation de services pour déterminer quand un exercice de rapprochement commencera. Plus de détails seront bientôt communiqués.
Comment le processus changera-t-il pour les partenaires de prestation de services des Premières Nations?
Les Premières Nations ne sont pas touchées. Elles devraient continuer à soumettre leurs demandes de subventions par la voie habituelle.
Si un partenaire de prestation de services a des demandes de prestations discrétionnaires en suspens reçues en avril, mais non encore émises à la fin du mois d’avril, peut-il les émettre en mai et faire appliquer ces coûts spécifiques à ses dépenses de prestations discrétionnaires d’avril afin d’être exempté du plafond comme prévu?
Le Ministère envisagera d’exempter ces prestations discrétionnaires spécifiques du plafond; les paiements effectués en mai pour les demandes en suspens reçues en avril, mais non émises avant la fin du mois d’avril.
Quelles mesures les partenaires de prestation de services doivent-ils prendre lorsqu’ils soumettent des demandes de subvention pour cerner les dépenses en souffrance pertinentes?
Dans la mesure du possible, les dépenses doivent être saisies dans le SAGAS; cette méthode est la plus efficace, car elle ne nécessite pas de pièces justificatives et elle réduit les exigences de rapprochement administratif. Pour les dépenses du SAGAS, les partenaires de prestation de services doivent cerner les paiements effectués en mai qui sont attribuables au mois d’avril en utilisant le mois d’avril comme période de couverture des prestations dans le SAGAS, selon le processus opérationnel habituel.
Pour les prestations délivrées en dehors du SAGAS, les partenaires de prestation de services doivent clairement relever les dépenses admissibles applicables jusqu’en avril 2020. Les pièces justificatives des dépenses en souffrance doivent porter une étiquette ou un cachet indiquant « Arriéré d’avril 2020 ». Les partenaires de prestation de services doivent désigner l’une des trois lignes de redressement dans la catégorie des prestations discrétionnaires pour TOUTES les dépenses en souffrance. Lors de la soumission de la demande de mai, les partenaires de prestation de services doivent indiquer à leur analyste financier attitré du Ministère sur quelle ligne il pourra trouver les dépenses en souffrance. Dans le cadre du processus de rapprochement, le ministère exemptera toutes les dépenses en souffrance admissibles qui sont attribuées à la période de couverture d’avril 2020.
